Regulamin Organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W GŁOGÓWKU

ROZDZIAŁ I

Postanowienia wstępne

§ 1

Regulamin organizacyjny, zwany dalej regulaminem określa zadania i organizację wewnętrzną Ośrodka Pomocy Społecznej w Głogówku.
Postanowienia regulaminu odnoszą się do wszystkich stanowisk pracy w Ośrodku.

§ 2

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

Ośrodku – oznacza to Ośrodek Pomocy Społecznej w Głogówku
Kierowniku Ośrodka – oznacza to kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Głogówku
Kierowniku Referatu – oznacza to kierownika Referatu Ośrodka Pomocy Społecznej w Głogówku
Burmistrzu – oznacza to Burmistrza Głogówka
Radzie – oznacza to Radę Miejską w Głogówku
Gminie – oznacza to Gminę Głogówek

ROZDZIAŁ II

Postanowienia ogólne

§ 3

Ośrodek Pomocy Społecznej jest jednostką organizacyjną utworzoną dla realizacji zadań z pomocy społecznej na terenie miasta i gminy Głogówek.
Siedzibą Ośrodka jest miasto Głogówek ul. Batorego 8.
Ośrodek realizuje zadania własne Gminy i zadania zlecone przez administrację rządową z zakresu pomocy społecznej.
Ośrodkiem kieruje Kierownik, którego zatrudnia i zwalnia Burmistrz Głogówka.
Uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do Kierownika Ośrodka wykonuje Burmistrz.
Do zadań Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej należy:

Organizacja pracy Ośrodka,
Kierowanie bieżącymi pracami Ośrodka,
Kontrola realizacji zadań przez podległych pracowników,
Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę z pracownikami,
Udzielanie wyróżnień i kar porządkowych,
Wydawanie decyzji z zakresu pomocy społecznej na podstawie upoważnienia Burmistrza Głogówka,
Odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową przyznanymi środkami,
Podejmowanie decyzji o przyznaniu pomocy w formie usług opiekuńczych i specjalistycznych usług opiekuńczych osobom samotnym, które z powodu choroby, wieku lub innych przyczyn wymagają pomocy innych osób, a są jej pozbawione,
Reprezentacja Ośrodka na zewnątrz,
Współpraca z organizacjami społecznymi, Kościołem Katolickim, innymi Kościołami, związkami wyznaniowymi, fundacjami, stowarzyszeniami, pracodawcami oraz osobami fizycznymi i prawnymi w zakresie organizacji pomocy społecznej,
Utrzymanie bazy materialno – technicznej Ośrodka,
Składanie Radzie Miejskiej sprawozdań z działalności Ośrodka,
Podpisywanie pism i zaświadczeń,
Ustalanie zakresu czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracownikom Referatu Organizacyjno – Finansowego oraz kierownikom Referatów w porozumieniu z kierownikami Referatów,
Dokonywanie ocen kwalifikacyjnych wobec pracowników Referatu Organizacyjno – Finansowego oraz kierownikom Referatów,
Nadzór nad Domem Dziennego Pobytu oraz Senior + w Głogówku.

7. Pracownicy Ośrodka w wykonywaniu swoich zadań i obowiązków działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania oraz do przestrzegania zasad określonych w Kodeksie Etyki Ośrodka Pomocy Społecznej w Głogówku, przyjętym odrębnym zarządzeniem Kierownika Ośrodka.

ROZDZIAŁ III

Podział zadań w Ośrodku

§ 4

Pracą Ośrodka kieruje Kierownik Ośrodka, który jest jednocześnie kierownikiem Referatu Organizacyjno-Finansowego, przy pomocy Głównego Księgowego.
Kierownikiem i zwierzchnikiem służbowym pracowników Ośrodka jest Kierownik Ośrodka.
Pracą i organizacją Referatów Ośrodka kierują Kierownicy Referatów, którzy ponoszą odpowiedzialność za realizacje zadań w danym Referacie.
Kierownicy Referatów oraz główny księgowy bezpośrednio podlegają nadzorowi Kierownikowi Ośrodka.
Główny księgowy w szczególności opracowuje budżet Ośrodka oraz prowadzi jego gospodarkę finansową.

ROZDZIAŁ III

Zadania i kompetencje

§ 5

1. W skład Ośrodka wchodzą Referaty, które przy oznaczaniu spraw stosują następujące oznakowania:

1. Referat Organizacyjno-Finansowy – w skład którego wchodzi: sekretariat, kadry, księgowość, - odpowiednio – OR - sekretariat, kadry, KS – księgowość,
2. Referat Pomocy Społecznej – PS
3. Referat Świadczeń Rodzinnych, Wychowawczych i Funduszu Alimentacyjnego – ŚR – świadczenia rodzinne, ŚW- świadczenia wychowawcze, FA – fundusz alimentacyjny,

2.Do zadań wspólnych kierowników referatów należy w szczególności:

Ponoszenie odpowiedzialności za sprawne, zgodne z prawem wykonywanie zadań przypisanych Referatom.
Pełnienie funkcji bezpośredniego przełożonego względem podległych pracowników oraz sprawowanie nad nimi nadzoru.
Podczas nieobecności Kierownika Referatu, Referatem kieruje wyznaczony przez Kierownika Ośrodka pracownik.
Odpowiadanie przed Kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej w Głogówku za prawidłową, zgodną z obowiązującymi przepisami i zasadami realizację prac oraz wywiązywanie się z obowiązków leżących w zakresie działania podlegających im komórek organizacyjnych.
Organizowanie pracy oraz sprawowanie nadzoru w kierowanej komórce organizacyjnej.
Współdziałanie oraz nadzór w sporządzaniu sprawozdań statystycznych i z zakresu swego działania, analiz i informacji.
Przygotowywanie materiałów dla potrzeb Rady Miejskiej i Burmistrza.
Zapewnienie sprawnego przyjmowania stron w Referacie.
Planowanie i organizacja pracy Referatu,
Ustalanie zakresu czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracownikom Referatu
Zapewnienie dyscypliny pracy w Referacie,
Dokonywanie ocen kwalifikacyjnych wobec pracowników Referatu
Wnioskowanie w sprawach przyjmowania, zwalniania, awansowania, nagradzania i karania pracowników Referatu,
Przestrzeganie dyscypliny budżetowej w zakresie wydatkowania środków
w ramach realizowanego planu finansowego oraz postanowień ustawy o finansach publicznych.

Do wspólnych zadań Referatów Ośrodka należy:

Inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych, zapewniających właściwą i terminową realizację zadań wynikających z przedmiotowych ustaw,
Organizowanie wykonania zadań określonych w aktach prawnych, uchwałach Rady Miejskiej i zarządzeniach Kierownika Ośrodka,
Przygotowywanie propozycji ich załatwienia,
Usprawnianie organizacji metod i form pracy Referatów oraz podejmowanie działań na rzecz usprawnienia załatwiania indywidualnych spraw obywateli,
Podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w zakresie ochrony tajemnicy służbowej,
Stosowanie ustawy o ochronie danych osobowych,
Stosowanie ustawy o dostępie do informacji publicznej,

ROZDZIAŁ IV

Zakres działania poszczególnych Referatów

§ 6

Do zadań Referatu Pomocy Społecznej należy w szczególności:

Rozpoznawanie i ustalanie potrzeb w zakresie Pomocy Społecznej w przydzielonym rejonie opiekuńczym.
Przeprowadzenie wywiadów społecznych u osób potrzebujących pomocy oraz prowadzenie dokumentacji związanej z zadaniem.
Współdziałanie z placówkami Pomocy Społecznej oraz pracownikami socjalnymi innych instytucji w realizacji świadczeń na rzecz osób kwalifikujących się do Pomocy Społecznej.
Współdziałanie z policją, prokuraturą, kuratorem sądowym i i innymi instytucjami prowadzącymi pracę socjalną.
Organizację i realizację usług opiekuńczych u osób samotnych, które ze względu na wiek, chorobę wymagającą pomocy innych osób oraz prowadzenie dokumentacji związanej z usługami opiekuńczymi.
Obsługa Klienta oraz świadczeń w systemie informatycznym „POMOST”.
Opracowanie i realizacja planu pracy z rodziną we współpracy z członkami rodziny i w konsultacji z pracownikiem socjalnym.
Opracowanie, we współpracy z członkami rodziny i koordynatorem rodzinnej pieczy zastępczej, planu pracy z rodziną, który jest skoordynowany z planem pomocy dziecku umieszczonemu w pieczy zastępczej.
Udzielanie pomocy rodzinom w poprawie ich sytuacji życiowej, w tym w zdobywaniu umiejętności prawidłowego prowadzenia gospodarstwa domowego, a także w rozwiązywaniu problemów socjalnych, psychologicznych oraz wychowawczych z dziećmi.
Wspieranie aktywności społecznej rodzin, motywowanie członków rodzin do podnoszenia kwalifikacji zawodowych i udzielanie pomocy w poszukiwaniu, podejmowaniu i utrzymywaniu pracy zarobkowej.
Motywowanie do udziału w zajęciach grupowych dla rodziców, mających na celu kształtowanie prawidłowych wzorców rodzicielskich i umiejętności psychospołecznych, udzielanie wsparcia dzieciom, w szczególności poprzez udział w zajęciach psychoedukacyjnych.
Podejmowanie działań interwencyjnych i zaradczych w sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa dzieci i rodzin oraz prowadzenie indywidualnych konsultacji wychowawczych dla rodziców i dzieci.
Prowadzenie dokumentacji dotyczącej pracy z rodziną, dokonywanie okresowej oceny sytuacji rodziny
Monitorowanie funkcjonowania rodziny po zakończeniu pracy z rodziną, sporządzanie, na wniosek sądu, opinii o rodzinie i jej członkach, współpraca z jednostkami administracji rządowej i samorządowej, właściwymi organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny.
Sporządzanie sprawozdań statystycznych.
Prowadzenie zadań w zakresie asystenta rodziny.
Diagnozowanie, inicjowanie interwencji oraz inicjowanie działań w obszarze osób oraz rodzin z problemem przemocy w rodzinie,
Realizacja procedury „Niebieskiej karty,
Realizacja zadań grup roboczych i Zespołu Interdyscyplinarnego,
Przyjmowanie wniosków oraz prowadzenie dokumentacji dotyczącej gorących posiłków klientom OPS zakwalifikowanych do tej pomocy w ramach „programu”,
Realizacja zadań związanych z przewozem i dystrybucją artykułów objętych programami pomocy żywnościowej (m.in. Bank Żywności),
Prowadzenie zadań związanych z przyznawaniem dodatku mieszkaniowego oraz dodatku energetycznego,
Przekazywanie informacji i materiałów do BIP.

Do zadań Referatu Świadczeń Rodzinnych, Wychowawczych i Funduszu Alimentacyjnego należy w szczególności:

Wydawanie i przyjmowanie wniosków wraz z wymaganą dokumentacją od osób ubiegających się o zasiłek rodzinny i dodatki do zasiłku rodzinnego oraz o zasiłek pielęgnacyjny oraz świadczenie wychowawcze 500+ oraz 300+,
Prowadzenie postępowania wobec dłużników alimentacyjnych oraz w sprawach zaliczki alimentacyjnej zgodnie z ustawa,
Udzielanie informacji z zakresu świadczeń rodzinnych, zaliczki alimentacyjnej oraz świadczeń wychowawczych,
Sporządzanie decyzji administracyjnych w sprawach świadczeń rodzinnych, zaliczki administracyjnej oraz świadczeń wychowawczych,
Sporządzanie list świadczeniobiorców do wypłaty zasiłków rodzinnych i dodatków do zasiłków rodzinnych, zaliczek alimentacyjnych i świadczeń wychowawczych,
Współpraca z Komornikami Sądowymi, policją, starostwem powiatowym, urzędami pracy, pracownikami socjalnymi i urzędami gmin,
Wydawanie różnego rodzaju zaświadczeń,
Praca w systemie komputerowym dotyczącym funduszu alimentacyjnego, zasiłków rodzinnych oraz świadczeń wychowawczych,
Realizacja zadań oraz prowadzenie dokumentacji związanej z RODO.
Przekazywanie informacji i materiałów do BIP.

Do zadań Referatu Organizacyjno-Księgowego w szczególności należy:

1) Opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka, Regulaminu Pracy, Regulaminu Wynagrodzeń,

2) Prowadzenie obsługi sekretariatu,

3) Prowadzenie archiwum zakładowego,

4) Redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej OPS w Głogówku,

5) Prowadzenie inwestycji, remontów i bieżącej konserwacji pomieszczeń oraz urządzeń technicznych i sanitarnych znajdujących się w budynku,

6) Utrzymanie czystości w budynku,

7) Gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami i formularzami,

8) Koordynowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników Ośrodka,

9) Realizowanie zadań wynikających z kontroli i planowania,

10) Zaopatrywanie Ośrodka w pieczęcie, prowadzenie rejestru pieczęci i ich kasowanie,

11) Zapewnienie obsługi informatycznej Ośrodka,

12) Zapewnienie bezpieczeństwa funkcjonowania infrastruktury informatycznej,

13) Koordynowanie spraw związanych z przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,

14) Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz nadzór nad terminowym ich załatwieniem,

15) Organizowanie dla potrzeb Ośrodka staży, prac interwencyjnych i robót publicznych,

16) Realizowanie postanowień ustawy o dostępie do informacji publicznej,

17) Prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu,

18) Gospodarowanie etatami i funduszem płac,

prowadzenie spraw osobowych i płacowych pracowników Ośrodka,

Nadzór nad realizacją zaleceń pokontrolnych,
Zapewnienie sprawnej organizacji pracy w Ośrodku,

21) Opracowywanie budżetu Ośrodka,

22) Prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów,

23) Prowadzonych obsługi księgowej zadań zleconych.

24) Sporządzanie jednostkowych sprawozdań statystycznych wykonania dochodów Ośrodka: miesięcznych, półrocznych i rocznych.

25) Sporządzanie sprawozdań i informacji na potrzeby Skarbnika Gminy, Rady Miejskiej.

26) Sporządzanie sprawozdań statystycznych z zadań zleconych.

27) Przygotowanie dokumentów do wypłaty wynagrodzeń, zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych.

28) Współpraca ze Skarbnikiem Gminy.

29) Przestrzeganie dyscypliny budżetowej,

30) Prowadzenie obsługi kasowej,

31) Prowadzenie zadań związanych z Domem Dziennego Pobytu raz Domu Senior +.

32) Przekazywanie informacji i materiałów do BIP.

ROZDZIAŁ V

Załatwianie indywidualnych spraw obywateli

§7

Indywidualne sprawy Obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego i przepisach szczególnych.
Pracownicy Ośrodka zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw Obywateli kierując się przepisami prawa.
Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw Obywateli ponoszą Kierownicy Referatów oraz pracownicy, zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków.

§ 8

Zasady postępowania w sprawach wniesionych przez Obywateli określa Kodeks Postępowania Administracyjnego i instrukcja kancelaryjna.
Sprawy wniesione przez Obywateli w Ośrodku są ewidencjonowane w rejestrach spraw, a skargi w rejestrze skarg i wniosków prowadzonym przez Referat Organizacyjno-Księgowy.

§ 9

1.Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

1) udzielania informacji przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów,

2) rozstrzygnięcia sprawy niezwłocznie, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu jej załatwienia,

3) informowania zainteresowanych o stopniu zaawansowania w załatwianiu ich sprawy,

4) powiadomienia o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, w przypadku zaistnienia takiej konieczności,

5) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia do wydanych rozstrzygnięć.

§ 10

Kierownicy Referatów i pracownicy przyjmują interesantów w dniach i godzinach pracy Ośrodka, tj. poniedziałek 7.30-.17.00, wtorek- czwartek 7.30 – 15.30 piątek 7.30- 14.00.
Pracownicy Ośrodka mają obowiązek załatwiać interesantów bez zbędnej zwłoki, uprzejmie i w sposób zwięzły, udzielać im wyczerpujących wyjaśnień i załatwiać sprawy w sposób wnikliwy i bezstronny.

§ 11

1. Celem właściwego przekazu informacji oraz informowania obywateli o zasadach pracy Ośrodka, w siedzibie Ośrodka znajduje się:

1. tablica informacyjna o godzinach pracy Ośrodka,
2. tablice informacyjne o rozmieszczeniu stanowisk pracy w Urzędzie oraz tabliczki przy drzwiach lokali biurowych wyszczególniające nazwisko, imię pracownika.

ROZDZIAŁ VI

Zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków

§ 12

1. Kierownik Ośrodka przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godz. 13.00 – 15.00,

2. Kierownicy Referatów i pracownicy Ośrodka przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

3. Wszyscy pracownicy Ośrodka zobowiązani są do przyjmowania do protokołu skarg i wniosków zgłoszonych ustnie.

§ 13

1. Skargi i wnioski wpływające do Kierownika Ośrodka i pracowników Ośrodka podlegają zarejestrowaniu w Referacie Organizacyjno-Księgowym w rejestrze skarg i wniosków.

2. Skargi i wnioski wpływające bezpośrednio do referatów lub stanowisk pracy należy niezwłocznie, nie dłużej niż w dniu następnym przekazać do Sekretariatu, celem zarejestrowania w rejestrze spraw, a następnie rejestrze skarg i wniosków.

3. Jeżeli pracownik otrzymał skargę dotyczącą jego działalności zobowiązany jest przekazać ją niezwłocznie przełożonemu służbowemu.

4. Za właściwe zakwalifikowanie pisma, które ma znamiona skargi lub wniosku oraz przekazanie go do zarejestrowania w Referacie Organizacyjno-Księgowym odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu, do którego wpłynęło pismo.

5. Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie wynika, jaki organ jest właściwy do jej rozpatrzenia lub trudno ustalić jej treść, Referat Organizacyjno-Księgowy zwraca wnoszonemu skargę lub wniosek niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni z odpowiednim wyjaśnieniem.

6. Skargi na działalność Kierownika Ośrodka kierowane są do Urzędu Miejskiego w Głogówku, celem rozpatrzenia zgodnie z kompetencją.

§ 14

Skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Referat Organizacyjno-Księgowy przechowuje oddzielnie od innych spraw w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu terminu ich załatwienia.

2. Odpowiedź o sposobie załatwienia skargi lub wniosku podpisuje kierownik Ośrodka.

3. Po załatwieniu skargi lub wniosku, całość dokumentacji należy niezwłocznie przekazać do Referatu Organizacyjno-Księgowego.

§ 15

1. Nadzór bieżący nad terminowością załatwienia skarg i wniosków oraz kompletowaniem i stroną formalną przekazywanej dokumentacji przez Referaty sprawuje Kierownik Ośrodka.

Rozdział VII

Zasady planowania pracy oraz podpisywania pism i decyzji

§ 16

Referaty Ośrodka planują zadania zgodnie z wytycznymi i koordynacją przedsięwzięć zmierzających do realizacji tych zadań.
Podstawę planowania pracy Referatów stanowią zadania dające się określić w czasie, a wynikające w szczególności z:

1) zadań własnych i zadań zleconych z zakresu administracji rządowej,
2) uchwał Rady Miejskiej,

3) zarządzeń Kierownika Ośrodka,

3. Kierownik Ośrodka na bieżąco kontroluje Kierowników Referatów w zakresie przypisanych im zadań.

4. Kierownicy Referatów odpowiadają za realizację zadań Referatu oraz zobowiązani są do dokonywania bieżących ocen realizacji tych zadań przez podległych pracowników.

§ 17

Kierownik podpisuje osobiście :

1) zarządzenia, decyzje, wytyczne, instrukcje,

2) korespondencja kierowana do organów administracji rządowej i samorządowej,
3) pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych, burmistrzów, starostów i marszałków województw, a także władz kościelnych,

4) odpowiedzi na skargi i wnioski,

decyzje w sprawach kadrowych pracowników Ośrodka,

W czasie nieobecności Kierownika pisma określone w ust.1 podpisują osoby upoważnione, chyba, że przepisy wymagają podpisu Kierownika Ośrodka.
Dokumenty przedstawione do podpisu kierownictwu Ośrodka muszą być uprzednio parafowane przez pracownika merytorycznego.
Kierownicy Referatów podpisują pisma i decyzje w zakresie udzielonego im pełnomocnictwa.
W czasie nieobecności Kierownika pracą Ośrodka kieruje osoba upoważniona przez Kierownika.

Rozdział VIII

Postanowienia końcowe

§ 18

Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna będąca załącznikiem do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
W Ośrodku obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt opracowanym dla referatów Ośrodka oraz stanowisk obsługujących te organy.
Organizację, porządek wewnętrzny pracy Ośrodka oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników określa Regulamin Pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Głogówku ustanowiony przez Kierownika Ośrodka w drodze zarządzenia.
Wykaz stanowisk pracy w Ośrodku określa załącznik nr 1 do regulaminu.
Pracownik na piśmie poświadcza, iż zapoznał się z Regulaminem i przyjmuje go do stosowania.
Oświadczenie, stanowiące załącznik nr 2 do Regulaminu, o którym mowa w ust. 5, załącza się do akt osobowych pracownika.